Por ello y antes de que esta entrada pierda todo su valor, me he decidido a recoger algunas sencillas pautas para el uso del correo electrónico, una herramienta básica tanto en el ámbito profesional como en el personal que descuidamos casi tanto como utilizamos.
En general conviene tener en cuenta que tanto la inmediatez como la ausencia de un lenguaje corporal que acompañe a los mensajes hace que en ocasiones sea mejor abstenerse de su uso. Por ejemplo, si tratamos temas delicados (críticas, quejas respecto a la conducta de compañeros o subordinados…) es mejor hacerlo en persona, evitaremos malentendidos y podremos abordar estos problemas con el tacto que se requiera.
Del mismo modo, si la información que tratamos de trasladar es un tanto compleja siempre es mejor el teléfono o una reunión (aunque no estoy tan seguro de esta segunda opción :)) para aclarar todos los detalles.
Una vez salvados estos inconvenientes de partida, es el momento de decidir qué escribimos y cómo lo hacemos.
- Si tenemos la más mínima intención de que nos lean, es requisito indispensable que el mensaje tenga un asunto; a ser posible descriptivo, pero claro y conciso. Por ello es obligatorio limitar a un tema cada mensaje.
- El saludo inicial ha de traducir el estilo de todo el texto, ha de ser correcto y educado e incluir, si lo conocemos, el nombre del destinatario. Y es siempre preferible pecar por exceso de cortesía que por defecto.
- La despedida ha de estar exactamente en la misma línea que el saludo e incluir una firma con los datos más relevantes del emisor (nombre, teléfono, empresa, puesto, web).
- Y en el texto, las mismas recomendaciones que para cualquier otro escrito: cuidar la puntuación, la ortografía (las tildes siguen siendo gratuitas, incluso en Twitter que no cuentan como caracteres) y el estilo. Apostar por la concisión, evitar acrónimos y palabras en mayúsculas y en mensajes profesionales -salvo que se tenga cierta confianza con nuestro interlocutor- prescindir de los emoticonos.
- Si se envía el mensaje a muchas personas es mejor incluirlas como copia oculta (CCO) y enviar el correo a la dirección propia.
- Dependiendo del programa que utilicemos, existe la posibilidad de confirmar la entrega y solicitar una confirmación de lectura. Herramienta utilísima para realizar seguimientos posteriores y saber en todo momento si nuestro interlocutor ha recibido y leído el correo.
Por lo ya comentado, y contrariamente a lo que solemos hacer, es conveniente dejar reposar el escrito, sobretodo si este contiene información sensible, números, datos técnicos… para volver sobre él con posterioridad con otros ojos y detectar posibles errores o incongruencias.
Y por último, jamás utilizar el correo electrónico para continuar una discusión o responder a lo que consideramos una provocación, falta de educación… Es siempre peferible contar hasta 10 y volver al párrafo anterior.
Seguro que tras una segunda lectura, las mismas palabras -tanto las de nuestro supuesto ofensor como las de nuestro correo, afortunadamente no enviado- tienen ahora un significado nuevo.
Porque al final -parafraseando a Shakespeare- siempre seremos esclavos de nuestras palabras.
