Reuniones, falta de comunicación y productividad

Suelo comenzar a leer los periódicos de atrás hacia delante, como si estuvieran escritos en árabe, y en la edición de ayer de El País aparecía una entrevista con una ingeniera española que trabaja en Estados Unidos. Tanto por su perfil profesional como por el tono general del texto no había nada que me llamara especialmente la atención pero, de repente, reparé en el pie de foto («Marcos añora la comida, pero no las reuniones españolas«) y comencé a leerlo.

En uno de sus párrafos se resumía la esencia de las reuniones de trabajo en España, a diferencia de lo que ocurre en otros países: «¿Qué le gusta de trabajar allí? La gente es muy profesional. Y las reuniones no son eternas, como en España. Nadie se pone a divagar. Hay una cultura de que los temas no se discuten más de lo necesario«.

Y es que realmente ¿nos hemos parado a reflexionar sobre la cantidad de energía, tiempo y recursos que se desperdician en las miles de reuniones que a diario se realizan en organizaciones de todo tipo, tamaño y condición?

Acabo de finalizar un Máster en Dirección de Comunicación y uno de los seminarios versaba sobre la gestión de las responsabilidades y, en particular, sobre el tiempo y las reuniones. A priori, he de reconocer que me pareció un tratamiento excesivo para un curso de estas características pero una vez finalizado mi visión era muy distinta.

Por ello, me gustaría compartir una serie de aspectos muy sencillos de contemplar (basados en un artículo de Natalia Ortiz, directora de Coaching y Desarrollo) que ayudan enormemente a hacer las reuniones mucho más efectivas:

  • Invierte el tiempo necesario en preparar la reunión. Como en muchas otras facetas de la vida en la planificación está la clave del éxito.
  • Identifica claramente quién debe asisitir y define el rol que cada asistente debe cumplir: quién se ha de encargar de qué (responsable de la reunión, coordinador, secretario…).
  • Identifica con claridad cuál es el objetivo de la reunión, el resultado ideal y el mínimo aceptable de los que dependerán el éxito o fracaso de la convocatoria.
  • Define la agenda con todos los puntos que se tratarán en la reunión y quién o quiénes tendrán un papel protagonista en cada uno de ellos. Se debe incluir: objetivo, resultados deseables, lugar, fecha, hora de inicio y finalización, actividades que se precisan para lograr el resultado y el tiempo que se dedicará a cada uno de ellos. [Hay que evitar incluir demasiados puntos, con una apreciación lo más realista posible de tiempo que requerirá cada punto y comentarios específicos, por ejemplo, sobre qué acciones son precisas en cada apartado: discusión, decisión, votación, brainstorming…]. Hay que evitar planificar más de una hora y media de reunión sin descanso.
  • Distribuye la agenda entre los participantes con, al menos, dos días de antelación. Así se facilita que todos los asistentes preparen la reunión y lean los materiales que sean precisos.
  • Sigue la agenda punto por punto durante la reunión: comienza a tiempo y expresa claramente el objetivo y los resultados deseables.
  • Nada de teléfonos móviles y otros dispositivos electrónicos.
  • Al término de la reunión, el director debe efectuar un resumen y marcar los pasos siguientes.
  • Las notas sobre la reunión (acta, si es más formal) sólo deben contener los aspectos más importantes discutidos y acordados y ser trasladados a todos los participantes en un plazo de 48 horas, con especial detalle por los pasos que se han de iniciar a continuación y los responsables de cada acción. Se deben recoger igualmente los temas que hayan quedado abiertos o sin conclusión, que habrán de ser tratados en otro momento.

En el caso de que no organicemos sino que seamos convocados, hemos de solicitar al organizador al menos el objetivo de la reunión, los resultados deseables y nuestro papel en ella para prepararnos convenientemente.

No creo que exista ningún gen que nos inhabilite para la celebración de reuniones de un modo eficaz. Se trata únicamente de tener un método y esforzarse por cumplirlo.

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