Normas para un uso eficaz del correo electrónico

Al revisar los temas del libro sobre comunicación que estoy escribiendo, me he dado cuenta de lo mal que gestionamos una herramienta que utilizamos a diario y de la que, en muchas ocasiones, dependen aspectos importantes de nuestra vida profesional.
Por ello, me he propuesto compartir algunas sencillas pautas que pueden contribuir a hacer más fluida nuestra comunicación a través del correo electrónico:
  • Céntrate en un solo tema por correo.
  • Que quede absolutamente definido en el asunto. Si su enunciado es demasiado largo, equívoco o farragoso, quizá no pase el filtro. 
  • Con un estilo sencillo, escueto y al grano. Respeta el tiempo de tu interlocutor y piensa que los correos se leen (y contestan) cada vez más en dispositivos móviles.
  • Piensa en una carta profesional para darle el tono preciso: educado y con un grado de formalidad que se adecue al destinatario, al contexto, al contenido…
En este punto, siempre es mejor pecar por exceso que por defecto.
  • La ortografía, el respeto de las reglas gramaticales, las tildes… no son optativos. El uso de mayúsculas para destacar determinados pasajes, prohibido (casi por ley).
  • Cuídate de los fondos y letras de colores, los emoticonos, las animaciones, los sonidos… salvo que te dediques al diseño o al mundo del espectáculo.
  • Para temas complejos, delicados o que despierten pasiones, olvídate del correo electrónico. Jamás lo utilices cuando estés enfadado; es fácil refugiarse en el teclado pero más difícil hacer frente, posteriormente, a lo que se ha escrito. 
Así que deja reposar el mensaje, tómate tu tiempo, adquiere cierta distancia y, cuando lo vuelvas a leer, seguro que cambias de opinión.
En este mismo sentido, huye del sarcasmo y la ironía.Sin poder percibir el tono de voz o ver la cara de tu interlocutor, es fácil malinterpretarlos.
Y si tienes que felicitar de forma sincera a alguien, el correo electrónico tampoco es la mejor opción. Hazlo en persona o prueba con una nota manuscrita.   
¿Qué otros aspectos incluirías? ¿Has tenido alguna experiencia que refrende o contradiga estas pautas?
          
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Enlaces relacionados (en inglés):

 

4 Comentarios

  • Olga Casal
    Posted 11 julio 2012 21:01

    Luis, muy interesantes tus comentarios. Permíteme añadir un par de cosas:
    – Aunque cada vez más escribimos correos a través de nuestro teléfono móvil, no me parece adecuado emplear abreviaturas SMS, si siquiera para ahorrar tiempo.
    – Es importante acusar recibo de los correos que nos llegan con documentación adjunta, datos o que nos emplazan para una cita. No cuesta nada confirmar y nuestro interlocutor se quedará más tranquilo.
    Un saludo

  • Luis Miguel Díaz-Meco
    Posted 11 julio 2012 21:09

    Tienes toda la razón Olga.

    Cuánto daño hace la jerga del SMS a la lengua! Muchas de las personas, en su inmensa mayoría jóvenes, que la utilizan terminan por olvidar el uso de las tildes o determinadas normas ortográficas.

    En cuanto al acuse de recibo, como afirmas, es una norma de cortesía que no cuesta nada y muestra un enorme interés por nuestro interlocutor.

    Gracias Olga por las aportaciones y los comentarios. Un cordial saludo!

  • Heriberto Domingo Bayeme Ekuaga Avomo
    Posted 17 noviembre 2015 21:49

    Luis Miguel, muy interesante me ha resultado su artículo. Porque yo tenía muchos fallos a la hora de enviar un mensaje por correo electrónico, por lo que su artículo me ha aclarado algunas inconveniencias que yo tenía.
    Muchas gracias y un cordial saludo

    • Luis Miguel Díaz-Meco
      Posted 17 noviembre 2015 22:42

      Encantado, Heriberto, de que te haya resultado de utilidad.

      Un cordial saludo!

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