Decálogo para gestionar mejor el tiempo y evitar el estrés

Tras las vacaciones, me gustaría iniciar esta nueva temporada con una reflexión en torno al estrés posvacacional, un fenómeno perfectamente definido por la teoría psicológica del que, como buen escéptico, desconfío. Y lo hago por vía de la experiencia: jamás escuché a mi abuelo o, más cercano en el tiempo, a mi padre hablar de tal cosa. Quizá porque antes no siempre, en ocasiones casi nunca, se disfrutaba de vacaciones y lógicamente el término perdía su razón de ser.

Ahora, con los nuevos tiempos (en determinados campos nunca se sabe muy bien si la humanidad avanza o retrocede) no sólo es obligatorio irse de vacaciones sino sufrir el mal anteriormente referido, a su vuelta.

Seáis o no creyentes, quisiera proponer una serie de principios básicos para gestionar mejor nuestro tiempo, no sólo el profesional, y evitar así el estrés, ya sea antes, durante o después de las vacaciones:

1. Aprovecha el tiempo. Pese a ser uno de los bienes más valiosos de los que disponemos, se calcula que sólo aprovechamos un 30-40% del potencial de trabajo humano.

Gestionarlo eficazmente nos permite obtener una mejor panorámica de nuestras actividades y prioridades, ganar tiempo libre para la familia, los amigos y uno mismo, dominar y reducir el estrés y alcanzar los objetivos que nos hayamos propuesto.

2. Evita que te lo roben, identificando y acabando con los ladrones: reuniones inútiles, interrupciones, llamadas de teléfono, correos electrónicos…

3. Define metas y objetivos
. De acuerdo con el principio de Pareto, el 20% del tiempo y la energía correctamente utilizados, desde un punto de vista estratégico, nos proporcionan un 80% del resultado. Abandona o aplaza, pues, los objetivos secundarios.

4. Planifica por escrito
. Una labor tan sencilla como emplear 8 minutos a la preparación del trabajo diario puede hacernos ganar hasta una hora, en términos de visión panorámica, menor agitación y estrés, centrarnos en tareas y objetivos realmente importantes…

5.
Realiza planes diarios. Anota las tareas, actividades (con el tiempo aproximado de duración) y fechas. Reserva un tiempo muerto (aproximadamente el 40% de la jornada laboral) para ladrones de tiempo, necesidades personales, cuestiones inesperadas… y controla al final del día lo pendiente para incluirlo en el plan del día siguiente.

6.
Establece prioridades, de una forma clara, para que nos permitan trabajar primero en las tareas más importantes, de acuerdo con el criterio A (muy importantes), B (importantes) y C (menos importantes).

7.
Comienza el día positivamente, con optimismo. Un agradable despertar, un desayuno en familia y un viaje a la oficina sin prisas pueden obrar milagros.

8.
Ten en cuenta tu curva de rendimiento. Al margen de diferencias personales, la curva de mayor nivel de rendimiento se alcanza por la mañana. Tras la comida, se produce un bajón que tiende a recuperarse -sin llegar al nivel de la mañana- a últimas horas de la tarde para, indefectiblemente, caer en picado según avanza el cansancio. Planifica, por tanto, tus actividades de acuerdo con este esquema y las prioridades A, B y C.

9.
Reserva un tiempo para ti mismo. Incluye en la agenda un espacio de tranquilidad, sin interrupciones, sin prisas… Lo agradecerás y verás como repercute igualmente en tu trabajo.

10.
Delega las actividades que puedas. Aunque sobre este tema tengo pendiente una entrada, conviene recordar, más allá de la obvia incapacidad de abarcar todo, los beneficios de confiar en un equipo y trasladarles confianza. Hacerlo con sabiduría es casi un arte.

11.
Utiliza una agenda de trabajo. Parece un consejo obvio pero no lo es tanto. Tenerlo todo por escrito facilita enormemente nuestra labor, elimina olvidos y permite tomar distancia y lograr una completa panorámica de todas las actividades.

Conclusiones

  • Con estos breves consejos, se puede ahorrar cada día entre un 10 y un 20% del tiempo.
  • Además mejoraremos nuestra capacidad de planificación, control y visión de conjunto, disminuiremos el estrés diario y podremos disfrutar con mayor optimismo de la vida.
  • Planifica por escrito el día siguiente al finalizar el trabajo de cada día y fija las tareas más importantes que hemos de realizar.

La teoría es sencilla; la práctica, no tanto. En cualquier caso, podemos comenzar a aplicar estos principios con calma y poco a poco. No perdemos nada y podemos ganar algo que no se paga con dinero.

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