Cómo realizar un plan de comunicación. Un sencillo ejemplo

Sin gestión estratégica no tiene sentido hablar de comunicación estratégica

El plan de comunicación debería ser la biblia de toda organización con interés por escuchar, proyectar una imagen pública y labrarse una reputación. Lamentablemente, como en muchos otros aspectos de esta profesión, en ocasiones la falta de fe hace que ni siquiera tengamos manual.

Aunque solo lo contempláramos como elemento de reflexión, ya merecería la pena plantearlo. Si, además, tenemos la posibilidad de implicar a la organización en su diseño y desarrollo…

Por ello, voy a compartir un modelo sencillo y eminentemente práctico de un plan de comunicación, que sirva como referencia, si bien cada institución es un entorno especial al que hemos de adaptar siempre la estrategia.

La inspiración se la debo a Andoni Aldekoa, consejero delegado del Ayuntamiento de Bilbao, con el que recientemente he tenido la ocasión de compartir aula.

ANÁLISIS – DIAGNÓSTICO

Es un aspecto básico, quizá uno de los más importantes de cualquier plan.

Ningún viento es bueno para el barco que no sabe dónde va. Lucio Anneo Séneca

Debemos tener una imagen lo más cercana posible a la realidad, a cómo nos perciben nuestros públicos. Y para ello, indudablemente, hemos de investigar y analizar para conocer mejor que nadie nuestros puntos fuertes y débiles, las oportunidades y los riesgos que se abren ante nosotros.

Por ello es tan imporante invertir tiempo y medios en obtener estos datos, ya sea a través de fuentes propias, publicaciones ajenas, encuestas, grupos de discusión…

OBJETIVO

A partir de la fotografía anterior, podemos establecer con garantías el objetivo principal del plan, que -a su vez- podemos dividir en varios parciales, preferiblemente no más de tres.

PÚBLICO

Tanto los medios como los mensajes deben adaptarse a cada público al que nos dirijamos. Conviene analizar con detalle todos, radiografiar cada grupo, para poder integrarles de un modo diferenciado en nuestra estrategia y objetivos.

MENSAJE

Entonces, y solo entonces, estaremos en disposición de generar los mensajes, modularlos, en tiempo y forma, y adaptarlos a cada perfil de público.

Conviene generar 3 mensajes clave por cada tipo de público y reiterarlos una y otra vez. La enunciación debe variar, adaptándola a cada medio y canal, pero la esencia -fiel al objetivo trazado- debe ser siempre la misma.

MEDIOS

Y los trasladaremos a través de los medios idóneos para llegar a cada público, de acuerdo con los objetivos y la estrategia trazados.

CALENDARIO Y PRESUPUESTO

La realización de un calendario que incluya un presupuesto para cada una de las acciones propuestas debe servir, también, como herramienta de pedagogía. Todos los implicados podrán así conocer, con detalle, las fases y desarrollos del plan y siempre nos servirá de referencia para evaluar los éxitos y los fracasos.

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Tan importante como su realización es la fijación de una serie de indicadores que nos permitan conocer en cada momento la marcha del proyecto.

El plan de comunicación debe ser un documento vivo, que evoluciona al ritmo de la organización, y cuyo rumbo y acciones se pueden (y deben) variar para acompasarlos a las cada día más cambiantes condiciones del entorno.

Cada cierto tiempo, un año puede ser una buena pauta inicial, se debe realizar una evaluación completa que nos permita conocer los objetivos alcanzados e introducir las mejoras necesarias para seguir alcanzando otros.

Se trata, en definitiva, de recoger en un documento sencillo y flexible, la situación actual de la organización y su proyección futura.

Y recuerda que es obligatorio ponerlo todo por escrito, porque solo con la referencia diaria del camino recorrido y del que queda por delante seremos capaces de conseguir los objetivos trazados.

Porque como dijo el político romano Cayo Tito: Verba volant scripta manent. Y las palabras, al final, se las lleva el viento.

Fuente de la imagen: Freedigitalphotos